Une base de données a deux grandes caractéristiques :

• elle permet de stocker des informations du même type
• on peut actionner les informations qu’elle contient, dès qu’on en a besoin

 

Regrouper les informations du même type

Tout d’abord, une base de données stocke les informations de même type. C’est juste une histoire d’organisation. Par exemple on range son placard par type de vêtements : les chaussettes en bas à gauche, les T-shirts en haut à droite… Il faut imaginer ici qu’on a une base pour les chaussettes et une base pour les T-shirts.

Principe n°1 : Chaque élément de la base est unique, même quand il est similaire à d’autres éléments de la base.

On a peut-être deux paires de chaussettes rouges, mais chacune est comptabilisée comme une paire unique dans la colonne “Nom”. Chaque paire a une identité, en quelque sorte.

Principe n°2 : Tous les éléments de même type sont regroupés dans une seule base

Par exemple la base “Chaussettes” recense toutes les chaussettes du placard. On ne peut pas avoir une partie des chaussettes dans cette base “Chaussettes” et une autre partie dans une autre base qui s’appellerait par exemple “Tiroir du bas”…

 

Principe n°3 : Chaque élément de la base a une référence unique dans notre système. Il ne peut être dupliqué en dehors de cette base.

Si on utilise cet élément en dehors de la base, il faudra nécessairement indiquer son “adresse”, c’est-à-dire créer un lien avec la base dans laquelle elle est référencée.

Prenons par exemple une base de clients, qui contient la liste de tous nos clients :

Chaque client a une référence unique, non seulement dans cette base mais aussi hors de cette base.

 

Imaginons maintenant créer une base “Entreprises” comme celle-ci (qui ressemble à un tableau Excel) :

Cette base de données présente plusieurs problèmes :

• chaque élément de la base devrait être unique, or l’Entreprise A de la première ligne est la même que celle de la deuxième ligne, l’Entreprise B de la troisième ligne est la même que celle de la quatrième ligne, etc.
• on a recréé les noms des clients dans la deuxième colonne, sans lien avec la base Clients. Si on modifie le nom d’un client ici, l’information ne sera pas mis à jour dans la base Clients. La base Clients finira par devenir obsolète.

Pour voir l’ensemble des noms de clients par entreprise, on a tout intérêt à partir de la base Clients et créer la vue adéquate (ci-dessous on utilise la vue Kanban de Notion, mais il y a plusieurs autres vues possibles) :

Notons aussi que cette base n’est pas la base Clients originale, mais une base liée, qui donne une vue contextuelle. Toute modification dans cette base liée sera répercutée dans la base originale.

 

Actionner facilement les informations d’une base

Dans une base de données, chaque élément a un Nom et des propriétés.

Chaque propriété a un format unique (ex : format texte, format nombre, format Date,…) et elle est rattachée à l’ensemble des éléments de la base.

Pour déterminer les propriétés dont on aura besoin dans une base, il faut d’abord se demander dans quels contextes nous aurons à utiliser les informations de la base.

 

Par exemple, que peut-on faire avec une base Clients, où on recense individuellement tous nos clients ?

2 exemples d’utilisation :

• envoyer une newsletter mensuelle à tous nos clients
• être notifié lorsque le client n’a pas été contacté depuis plus de 6 semaines

 

Comment traduire ces utilisations en propriétés ?

• Exemple 1 : envoyer une newsletter mensuelle à tous nos clients

On aura besoin des adresses e-mail de tous nos clients pour leur envoyer notre newsletter. On ajoute donc une propriété avec un format “E-mail”.

• Exemple 2 : être notifié lorsque le client n’a pas été contacté depuis plus de 6 semaines

Pour créer une notification, nous devons savoir quand le client a été contacté la dernière fois (propriété avec un format Date).

Puis une formule qui nous notifie lorsque cette date est antérieure à J-6 semaines (propriété avec un format Formule).

Récap

Une base de données a deux grandes caractéristiques :

• elle permet de stocker des informations du même type
  • Principe 1 : Chaque élément de la base est unique
  • Principe 2 : Tous les éléments de même type sont regroupés dans une seule base
  • Principe 3 : Chaque élément de la base a une référence unique dans notre système. Il ne peut être dupliqué en dehors de cette base. Pour l’utiliser, il faut créer un lien avec sa base de référence.

 

• on peut actionner les informations qu’elle contient, dès qu’on en a besoin
  • étape 1 : lister les contextes d’utilisation des informations
  • étape 2 : déterminer les propriétés qui permettent d’utiliser ces informations