À quel âge est mort Talleyrand ?

Comment faire une sauce béchamel ?

À quelle heure ferme la librairie du quartier ?

Les questions qu’on peut se poser au quotidien sont aussi variées que pléthoriques. Ce qui est rassurant pour notre curiosité insatiable, c’est que la réponse peut être trouvée en moins de 30 secondes et deux clics.

Si “chercher nous fait avancer”, ce n’est pas si facile pour ce qui est de notre bagage d’informations personnel.

Qu’il s’agisse de retracer un évènement (”quand est-ce qu’on a décidé du budget de la soirée de Noël…?”), se souvenir des points clés d’un document ou d’un ouvrage, retrouver la source la plus à jour d’une information, on est forcément limité par notre mémoire, qui ne peut pas stocker à long terme tout ce qu’on ingurgite, encore moins le digérer.

Il faut dire qu’on passe une grosse partie de nos journées à consommer ou recevoir de l’information. Plus ou moins utiles, plus ou moins volontairement. Les occasions de collecter ces informations sont multiples dans une journée : avoir une simple conversation, dérouler par automatisme notre fil d’actualité sur X réseaux sociaux, collaborer dans une réunion de travail, lire ses mails, des articles et des livres, écouter des podcasts, regarder un documentaire…

Dans ce flux continu qui ne s’arrête vraiment que quand on dort, le cerveau essaie de tout stocker sans succès. Sur ce qu’il arrive à stocker, il a de plus en plus de mal à trier ce qui est important. Qu’est-ce qui vaut la peine d’être mémorisé et transformé en connaissance ? Qu’est-ce qui nous servira peut-être un jour ? Mais peut-être jamais ?

Une des clés de la productivité personnelle c’est de pouvoir récupérer la bonne information au bon moment, c’est-à-dire dans un contexte donné.

Pour ce faire il nous faut un système de gestion d’informations, qui ne fait que répliquer ce que fait naturellement notre cerveau, mais sur un périmètre beaucoup plus large.

Notre système doit être en mesure de :

1. Capturer des informations
2. Centraliser les informations
3. Organiser les informations
4. Retrouver et Utiliser les informations

Si c’est techniquement faisable avec un crayon et du papier, les applis comme Notion sont de gros boosters pour opérer un système efficient.

1. Capturer les informations intéressantes

D’abord, recevoir les informations ne suffit pas pour les exploiter par la suite. Il faut transcrire ces informations sur un support réutilisable, par exemple un fichier informatique.

On n’a pas toujours le réflexe de prendre une note dès qu’on reçoit une information intéressante, mais c’est sans doute faire trop confiance à sa mémoire…

Les informations ne sont pas uniquement transcrites en texte, cela peut être une note audio ou vidéo, une photo ou un “clip” de page Web grâce à une extension de navigateur par exemple.

2. Centraliser les informations

Se balader avec un petit carnet de notes ça peut donner un genre, mais par la suite, comment exploiter ces notes ? Est-ce qu’on peut retrouver facilement une note prise à la volée sur un sujet spécifique dans un contexte spécifique ? Et d’ailleurs, est-ce qu’on pourra se souvenir de ce contexte spécifique ? Et du carnet où on avait pris cette note ?

Chercher la source de l’information au lieu de chercher l’information, c’est une perte de temps.

On centralise toutes ses informations dans un seul endroit. Comme on prévoit d’accumuler beaucoup d’informations, une bonne capacité de stockage sera nécessaire (stocker dans un drive par exemple, ou une application de prise de notes).

3. Organiser les informations

Plusieurs possibilités s’offrent à nous :

• la catégorisation : il s’agit de regrouper nos informations et les organiser de façon hiérarchique. Par exemple les classer dans des dossiers et des sous-dossiers, comme on peut le faire dans n’importe quel ordinateur ou drive. Le dossier couvre la somme des périmètres de ses sous-dossiers (c’est une relation parent-enfants). Exemple : Dans le dossier “Projet A” on a des sous-dossiers “Marketing”, “Opérations” et “Recrutement” qui sont les chantiers du Projet A

• le tagging (étiquetage) : il s’agit de regrouper les informations par association. Au lieu de ranger notre information dans un classement prédéfini et hiérarchique, on y colle une étiquette qui va nous permettre de retrouver cette information à chaque fois qu’on va chercher le nom de cette étiquette. Ça permet aussi de lister toutes les informations liées à une étiquette donnée. Exemple : le tagging “Recrutement” nous permet de lister tous les documents liés au recrutement des projets A, B et C. Ça nous évite de rechercher dans le sous-dossier “Recrutement” du Projet A, puis le sous-dossier “Recrutement” du Projet B, puis du Projet C. Par ailleurs, les noms de projets peuvent aussi être des étiquettes, donc par exemple un fichier donné peut avoir deux étiquettes : “Recrutement” et “Projet A”.

 

4. Retrouver et utiliser les informations

Dans l’idéal, il ne faudrait faire aucun effort de mémorisation pour retrouver une information.

Cela étant, si on a un ou plusieurs mots en tête, un moteur de recherche nous restitue tous les documents dont le titre ou le corps du texte contient le ou les mots en question.

Mais le moteur de recherche sert un besoin ponctuel. Si tu dois réaliser une action régulièrement (exemple : traiter ta to-do list tous les jours), le mieux est de construire une visualisation contextuelle des informations. Par exemple, visualiser sa liste d’actions dans un Kanban, visualiser toutes les notes à traiter aujourd’hui,…

La visualisation contextuelle permet de ne montrer que les informations dont tu as besoin pour réaliser une action donnée ou prendre une décision.

Ton système doit te permettre d’alimenter automatiquement cette visualisation en informations, ce qui t’économise tout effort de recherche, d’assemblage et de structure de tes informations.

Une plateforme comme Notion est puissante car elle te permet de concevoir le système qui convient exactement à tes besoins, sans nécessité de savoir coder. Par exemple un planning projet où tu ne verras que les informations nécessaires et qui se met à jour automatiquement dans le temps.

Notre outil EFFICIENT construit sur Notion te donne une bonne base pour construire ton propre système de gestion d’informations.

Tu peux aussi regarder notre tutoriel “Je débute dans Notion” pour voir comment ça peut se traduire sur un cas concret et sympa : la planification de voyage !